Y si pudieras ahorrar una hora al día desde mañana? Serían 5 horas a la semana, o más de mediodía de relax. Imagínate cerrar el viernes a las 13 y saber que todo está bajo control.
Puedes hacerlo, poniendo en práctica estos pasos.
Una gestión adecuada de proyectos. Si todavía estás organizando tu negocio con el email y Skype para. Ahora mismo. Hay tantos elementos que se pierden o mensajes que se olvidan (o nunca se reciben). Organiza tu trabajo con un gestor de proyectos o un listado de tareas tipo Basecamp o Trello y empieza a tener control de lo que queda pendiente. Tendrás solo un sitio dónde ir a mirar lo que queda pendiente y de una sola mirada sabrás qué es más urgente.
Documentación adecuada. Cada vez que tienes que empezar un proceso con un cliente parece que estás reinventando la rueda? Tómate unos minutos para documentar cada proceso paso a paso y la próxima vez que lo tengas que hacer (o mejor aún, cuando se lo des a tu Asistente Virtual) sabrás rápidamente los pasos a seguir para completar el proceso. Evitarás demasiados errores y el trabajo se hará mucho más rápido.
Crea un organigrama de empresa. Si tienes varias personas en el equipo, esto es absolutamente necesario. En lugar de que todos te pregunten a ti sus dudas – o peor aún, que pregunten a todos menos la persona indicada – dedica unos minutos para hacer el organigrama de la empresa. Añádelo a tu manual de operaciones y asegúrate de que tu equipo sabe dónde está y para qué sirve. Así, en lugar de estar contestando a preguntas tendrás tiempo para tareas más importantes y la persona adecuada para contestar recibirá estas preguntas.
Agéndate tu tiempo. Usa tu agenda para hacerte citas a ti mismo. Decide cuándo ver el email, cuándo dedicar tiempo a los clientes, etc, y respétalo! Estos plazos autoimpuestos no sólo te forzarán a terminar los trabajos pero te mantendrán centrado. Así, en lugar de perder el tiempo entre tareas mal organizadas, estarás empleando tu tiempo de forma organizada.
Todos estos puntos se pueden hacer en un día o una tarde. Por lo menos al principio. Pero el tiempo que te ahorran una vez que empiezas a usarlos adecuadamente es enorme. Después, cada vez que cambie algo, actualizas la hoja de ruta. Una hora al día es solo el principio, pero tienes que empezar. Deberás poner algo de trabajo extra al principio pero los beneficios son muy dulces.
Al final, ¡te preguntarás cómo has podido trabajar de forma tan caótica antes de poner en práctica estos 4 pasos¡