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15 March 2017

¿Cansados de perder el tiempo en reuniones?

Reuniones. Para mi, la gran mayoría una enorme pérdida de tiempo. Es verdad que hay gente extremadamente organizada o que aprecia y respeta mucho su tiempo y el de los demás y por eso las reuniones son cortas, concisas y extremadamente productivas. Pero, en cambio, la mayoría están mal organizadas, duran una eternidad e incluso a veces sales con los temas a medias.

No empiezan a tiempo. No terminan a tiempo y entremedias muchas veces es blabla.
Y lo que mucha gente a lo mejor no ve… es lo caras que salen las reuniones mal hechas: 3 personas x 1 hora x su precio / hora … a lo largo de la semana son muchos euros malgastados.

Y no es solo el dinero y el tiempo. Es todo lo demás. El tiempo para ir a la reunión, volver y la interrupción que disminuye la productividad muchísimo.

¿Cómo hacer que nuestras reuniones sean de verdad productivas?
1. Establece el tema de la reunión
2. Establece cuál es el propósito de la reunión (qué esperas conseguir)
3. Ten una agenda clara y alguien que la siga
4. Hechos, hechos, hechos. No es solo opinar sino hacer.
5. No te desvíes de los temas.

Paso a paso:
1. Establece el tema de la reunión

¿Por qué tenemos esta reunión? Si no puedes contestar claramente a la pregunta .. cancela.
Por ejemplo:

Equipo directivo:

  • Establecer los objetivos del mes.
  • Asignar responsables para éstos objetivos y fechas límites.
  • Revisar los objetivos del mes anterior.

Ventas:

Semanal:

  • clientes cerrados / por cerrar en la semana
  • clientes nuevos del mes – necesidades y plazos para servirles
  • clientes en proceso: plazos para cerrar los pedidos
  • posibles retrasos.

Mensual (largo plazo)

  • Estrategias para cerrar más ventas

2. Establece cuál es el propósito de la reunión (qué esperas conseguir)

Objetivos. Resultados. Valor. Irá de la mano con el tema de la reunión.

Por ejemplo:

Equipo de ventas: resumen de los pedidos entregados y cerrados. Resumen de los problemas pendientes y solución así como establecer el responsable. Entender las necesidades del nuevo cliente.

Equipo directivo: tener claros los objetivos a seguir durante el mes y las personas encargadas de ellos. Definir la estrategia a seguir a corto / medio / largo plazo.

3. Ten una agenda clara y alguien que la siga

Especialmente las reuniones internas son fácilmente descarriladas si no hay alguien que las controle y las dirija. Para ello una Asistente puede ser la persona que dirija el curso de la reunión:

8am: revisión de objetivos del mes pasado

820am: Objetivos del mes: nuevos clientes y posibles ventas

840am: Plan estratégico de la semana

9am: fin de la reunión, preguntas / dudas

4. Hechos, hechos, hechos. No es solo opinar sino hacer.

Cuando alguien solo opina es fácil que la conversación se alargue y haga que la reunión sea muy poco productiva.

Es importante que la gente llegue con sus notas, datos, qué se ha hecho qué no.

alguien a quién no le importe cortar a la gente y meterles prisa especialmente cuando se salen de los temas establecidos debería estar siempre alerta.

5. No te desvies de los temas.

Simple pero extremadamente productivo: No dejes que el jefe de ventas hable sobre cómo debería trabajar producción y al revés. El jefe de ventas debe hablar sobre sus ventas y qué espera obtener y el jefe de producción debería presentar hechos y datos de su departamento.

También están las reuniones tipo scrum… que bien hechas son maravillosas: 10 minutos de pie todos los días para revisar el proyecto y ver si hay posibles problemas / retrasos, y establecer tareas claras para el siguiente día. Todo esto .. bien hecho claro.

 

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